Note de frais : les règles à respecter
Les notes de frais sont des dépenses fréquemment contrôlées par les Urssaf ou les impôts. Pour cette raison, il faut être attentif dans leur comptabilisation afin de les utiliser dans le respect de la règlementation. Notre article vous explique les règles à respecter sur la gestion des notes de frais ; comment les justifier et comment se faire rembourser.
1) Rappel sur l’indemnisation des frais professionnels
L’employeur à une obligation de rembourser les frais professionnels engagés par ses salariés. Il n’est donc pas nécessaire d’insérer une clause en ce sens dans le contrat de travail. Seul doit être indiqué la méthode retenue pour le remboursement des frais : soit sur la base des frais réels engagés soit au forfait.
Si les frais professionnels sont remboursés via la méthode des frais réels, les salariés doivent établir des notes de frais, accompagnées des justificatifs correspondant afin de justifier les dépenses et obtenir leurs remboursement.
2) Définition des notes de frais
Une note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser des frais professionnels engagés pour le compte de son entreprise.
Elles concernent donc les dépenses effectuées par le chef d’entreprise ou ses salariés au cours de l’activité professionnelle. Généralement, les notes de frais sont liées à des frais de déplacement, de repas ou d’hébergement.
3) Quelles règles faut-il respecter ?
Vous devez respecter plusieurs conditions pour que les frais soient remboursés. Ils doivent être :
- Engagés dans l’intérêt et pour les besoins de l’entreprise. Les dépenses personnelles ne peuvent pas être remboursées ;
- Être appuyés par des justificatifs d’achats, notamment des factures ;
- Être proportionnés. Si, par exemple, vous remboursez trop de frais de repas tous les mois, l’Administration Fiscale pourrait reconsidérer les dépenses en un avantage en nature car elles ne répondent pas à un besoin nécessaire à l’activité.
Les frais remboursables sont variés : titres de transport, déplacements professionnels, indemnités kilométriques, frais de péage, parking, repas, hébergement, etc…
4) Comment établir une note de frais ?
Une note de frais correspond à une fiche remplie par le salarié, en format dématérialisé ou papier. Il n’existe pas de modèle de note de frais type. Toutefois, la note de frais doit contenir le maximum d’informations, à savoir :
- L’identité de la personne qui établie la note de frais ;
- La date à laquelle le remboursement est demandé ;
- La date à laquelle les dépenses ont été réalisées ;
- La nature de la dépense (frais de repas, par exemple) ;
- Le détail de la dépense (restaurant X, par exemple) ;
- Le montant total payé (HT et TTC) ;
- Le moyen de paiement utilisé.
Concernant les notes de frais liées à des indemnités kilométriques, vous devez également préciser :
- Le motif du déplacement (client, formation, etc…) ;
- Les lieux de déplacement (le trajet) ;
- Le nombre de kilomètres parcourus.
L’employeur devra également de fournir en cas de contrôle, une copie de la carte grise au nom du salarié concerné afin de justifier le barème de calcul des indemnités kilométriques.
Le plus souvent, les notes de frais sont remboursées par l’entreprise à la fin du mois. Néanmoins, la loi n’impose pas de délai tant que ce délai reste raisonnable.
Enfin, les frais réels remboursés sont exonérés de cotisations sociales. Concernant le salarié, le remboursement qu’il a perçu n’est pas soumis à imposition.
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