A quoi vont servir la facture et la signature électronique ?
Avec la constante utilisation des nouvelles technologies au seins des structures professionnelles, la dématérialisation des documents est devenue courante et plus particulièrement au sein des entreprises.
Depuis le confinement et l’obligation du télétravail, la dématérialisation des document est presque devenue une norme. La pertinence de la dématérialisation des factures doit tout même être un processus complet et surtout sécurisé. Aujourd’hui la signature électronique a atteint une maturité d’utilisation qui lui permet d’être utilisée à grande échelle et d’en faire un processus fort et fiable.
La facture électronique d’un point de vue juridique
D’un point de vue juridique, la signature électronique est encadrée par deux textes juridiques :
- Le premier adopté en 2000 reconnaissant la signature électronique de la même manière que les signatures manuscrites.
- Le second texte juridique a été adopté en 2016 qui met en place des règles juridiques pour des garanties à l’échelle européenne pour les facturations électroniques.
C’est d’ailleurs l’ensemble de ce cadre juridique qui permet aujourd’hui aux entreprises d’adopter des transitions vers ce système.
La fiabilité des factures électroniques
En ce qui concerne la fiabilité des signatures électroniques, elles permettent de fournir les informations attendues d’une signature :
- Identité du signataire
- Infalsifiabilité
- Irrévocabilité
- Intégrité du document signé
Si l’on souhaite plus de robustesses dans le processus on peut mettre en place des procédures avec des tiers et/ou des codes à usages uniques envoyé par mail ou sms (il s’agit du même système que les confirmations de paiements par carte bleue en ligne).
Les règles de la conservation des factures électroniques
Pour s’adapter, l’administration fiscale a dû établir de nouvelles règles de conservation :
– Les factures envoyées par voir électronique doivent être conservées 3 ans sur support informatique
– Les factures sécurisées par signature électronique doivent être conservées 6 ans dans leur format originel.
– Le droit comptable impose une conservation des facture électroniques pendant une durée de 10 ans
Afin de conserver numériquement et en tout sécurité vos factures vous pouvez utiliser des solutions en ligne comme par exemple : Ipaidthat
Les avantages de la facture électronique
L’avantage des factures dématérialisées repose sur la facilité d’archivage des documents. Il sera facile d’avoir une meilleure visibilité sur ses documents et éviter des pertes. Le système d’archivage des factures devra couvrir le cycle de vie entier comme évoqué précédemment de 10 ans.
Les données écrites sur les factures seront directement lisibles informatiquement et intégrer à votre logiciel de comptabilité. De nouveau processus d’automatisation et d’intégration pourront alors voir le jour afin de fiabiliser l’information au sein des entreprises.
Pour conclure la solution de la facturation électronique, à la suite de la crise sanitaire va devenir un prérequis pour toutes les structures grâce à la flexibilité et l’ergonomie que cela apporte. On peut d’ailleurs noter qu’un projet de loi vise à instaurer l’obligation de la facturation électronique d’ici 2025 pour toutes les entreprises. Il s’agit de l’article 56 du projet de loi de finances 2020.