Par définition, une facture est une preuve d’achat qui atteste et détaille les conditions d’achat et de vente. La facture est un document émis par un professionnel de nature juridique, commercial et comptable.

L’établissement d’une facture est-il toujours obligatoire ?

Une facture est obligatoire dans le cas d’une vente de biens ou d’une prestation de services entre professionnels. Lorsque la vente intervient entre un professionnel et un particulier, une facture doit obligatoirement être émise si il s’agit d’une prestation de service dont le montant est supérieur à 25 €. Dans le cas d’une vente de biens ou de marchandises, une facture doit être établie à la demande du particulier.

Tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 75 000 €. Cette amende peut être portée à 50 % de la somme facturée ou de celle qui aurait dû être facturée, et d’un redressement fiscal de 50 % du montant de la transaction.

Vous devez produire chaque facture en deux exemplaires :

le premier exemplaire sera conservé par l’entreprise pendant 10 ans après la clôture de l’exercice comptable,
le second, doit être remis au client.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Pour être valable juridiquement, la facture doit faire apparaître des mentions légales obligatoires.

1) L’identité du vendeur

Vous devez indiquer la dénomination sociale de votre société ou votre nom et prénom si vous exercez en tant qu’entrepreneur individuel. Vous devez aussi faire figurer :

l’adresse du siège social ;
le numéro SIRET ou SIREN ;
La forme juridique de votre société ;
Le montant du capital social ;
le numéro de TVA intracommunautaire ;
le numéro d’immatriculation (numéro RCS si vous êtes commerçant ou RM si vous êtes artisans).

2) L’identité de l’acheteur

Cette partie présente votre client, c’est à dire son nom, si c’est un particulier ou sa dénomination sociale, l’adresse de facturation (domicile ou siège social), son numéro de TVA. Si l’adresse de facturation est différente de celle de la livraison, les deux adresses doivent être indiquées.

3) Le numéro de facture

Vos factures doivent porter un numéro unique et suivre une numérotation chronologique. Le numéro peut être précédé par un préfixe ; notamment si vous voulez indiquer une année. Si votre facture est composé de plusieurs pages, le numéro doit être indiqué sur l’ensemble des pages.

4) La date d’émission et de la vente

Les dates d’émission de la facture correspond au jour où la facture a été établie. La date de la vente correspond au jour de la livraison des biens ou de la fin de la réalisation, si il s’agit d’une prestation de service.

5) La désignation des produits ou des services

La facture doit préciser pour chaque produits ou services vendus : la nature, l’intitulé, la référence, la quantité, le prix unitaire et les caractéristiques ayant une incidence sur le prix. Ensuite il faut préciser le prix hors taxe ligne par ligne (prix unitaire multiplié par la quantité) sauf si la prestation a fait préalablement l’objet d’un devis détaillé et accepté par le client.

6) Le prix à payer, la TVA et les réductions accordées

Vous devez stipuler sur la facture le taux de TVA applicable. S’il y a plusieurs taux de TVA par produits, chaque taux doit être indiqué distinctement. Les réductions et remises accordées doivent également être précisées ligne par ligne pour les produits ou services concernés.

7) La date limite de paiement, les pénalités de retard et les frais de recouvrement

Ces mentions sur les modalités de paiement sont obligatoires seulement si la facture est destinée à un professionnel. Dans ce cas, la date limite de paiement et le taux des pénalités de retard doivent être indiqués. Le taux légal en vigueur sera appliquée si ces informations ne figurent pas.

S’il est prévu un règlement anticipé, vous devez précisez les conditions d’escompte, c’est à dire le taux de réduction qui sera appliqué. Si cela n’est pas proposé, il faut préciser la mention suivante : « Pas d’escompte pour règlement anticipé ».

En ce qui concerne les frais de recouvrement, vous devez indiquer la mention : « En cas de retard de paiement, l’indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement s’élève à 40 € ». Cette information concerne uniquement vos clients professionnels.

Enfin, le montant total à payer hors taxe (HT) suivi du montant toutes taxes comprises (TTC)

Les mentions particulières

La loi prévoit un certain nombre de mentions particulières qui dépendent de votre situation. Par exemple, si vous disposez de la franchise en base de TVA, vous devrez mentionner sur vos factures : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ; si vous êtes adhérent d’une association ou d’un centre de gestion agréée vous devez précisez : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » ; si vous exercez une activité artisanale, vous devez obligatoirement indiquer la mention de l’assurance professionnelle souscrite, etc…

Nous vous rappelons que depuis le 1er Janvier 2018, toute entreprise doit disposer d’un logiciel de facturation sécurisé sous peine d’une amende importante. Les factures éditées sous Word ou Excel ne sont plus autorisées. Vous ne pouvez également plus supprimer une facture. La facture erronée ou remplacée doit être compensée par un avoir.

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