Acheter ou louer sa voiture en société : les règles comptables et fiscales à respecter
L’achat ou la location d’un véhicule est parfois nécessaire pour l’activité d’une société / entreprise. On peut donc se demander dans quelle mesure est-il possible de mettre votre voiture et les frais liés dans les charges de sa société. D’un autre côté vous devez être prudent sur ce sujet car l’administration fiscale a fixé des règles à respecter.
Définition d’un véhicule professionnel
Un véhicule est dit « professionnel » s’il est utilisé exclusivement pour des déplacements professionnels. Par exemple pour se rendre à des rendez-vous clients / fournisseurs, prospecter ou simplement développer votre activité. Pour cela, le chef d’entreprise a deux solutions. Soit vous achetez ou louez une voiture en mettant la carte grise ou le contrat de location au nom de votre société. Soit vous vous remboursez des indemnités kilométriques basées sur le nombre de kilomètres parcourus pour vos trajets professionnels avec votre véhicule personnel. Le forfait kilométrique se situe entre 40 et 60 centimes environ par kilomètres.
Un véhicule professionnel peut être acheté de quatre façons différentes
- crédit-bail, c’est-à-dire l’entreprise peut se faire louer un véhicule pour un délai de cinq ans maximums. Au bout de ce délai l’entreprise peut décider de l’acheter en levant une option d’achat dont le montant est prévu par le contrat.
- crédit bancaire, l’entreprise va devoir payer des intérêts d’emprunts mais vous êtes directement propriétaire du véhicule.
- Une location de longue durée (LLD), le véhicule est loué à l’entreprise pendant un à cinq ans et sur kilométrage déterminé. L’entreprise n’a pas la possibilité de devenir propriétaire du véhicule à la fin du contrat
- Fonds propres, l’entreprise utilise sa propre trésorerie pour financer le véhicule.
Les règles de comptabilisation d’une voiture dans sa société
L’achat ou la location d’un véhicule par la société profite financièrement à l’entreprise. En effet cela lui permet de faire des économies d’impôts grâce aux charges d’amortissements entrainées par cette acquisition. En cas d’achat, une voiture est en général amortie sur 4 à 5 ans. Si vous le louez, les loyers seront mis en charges dans votre comptabilité au mois le mois. En contrepartie l’entreprise sera tenue de payer tous les ans une taxe sur les véhicules de société (TVS). Cette taxe est calculée selon la puissance fiscale et le niveau de rejet de CO2 de votre véhicule. Les voitures électriques et hybrides sont exonérées de TVS. Deuxièmement vous devez conserver tous les justificatifs concernant votre véhicule en cas de vérification de comptabilité par l’administration fiscale.
Si j’utilise mon véhicule à la fois de façon professionnelle et personnelle
Dans le cas d’une utilisation mixte de votre voiture et si vous avez acheté ou loué votre véhicule dans la comptabilité de votre société, l’administration fiscale pourra considérer la part d’utilisation personnelle comme un avantage en nature. Ce qui entrainera de fortes cotisations sociales à payer via des bulletins de salaires.
La meilleure solution, pour éviter cet inconvénient, consiste à utiliser les indemnités kilométriques. Ce dispositif sert à rembourser les frais de carburant, l’usure et l’entretien du véhicule ainsi que les frais correspondant à l’assurance. Il faudra tout de même penser à conserver les justificatifs de frais en cas de contrôle. Ces frais kilométriques sont calculés ensuite selon un barème kilométrique et seront déduis du résultat comptable de votre entreprise.
Règles fiscales en matière de TVA
Lorsque le véhicule est qualifié sur votre carte grise de “véhicule de tourisme” et que vous mettez ce véhicule dans la comptabilité de votre entreprise vous n’avez pas la possibilité de déduire la TVA sur l’achat du véhicule ni sur les frais d’entretien et de réparation. Pour rappel un véhicule de tourisme est en quelque sorte un véhicule standard, 5 portes, que vous pouvez utiliser pour le transport de personnes. Contrairement aux véhicules utilitaires, qui sont volontairement limités à 2 places, et qui à l’inverse permettent la récupération de TVA.
En conclusion, lorsque vous décidez d’acheter ou louer une voiture dans votre société nous vous recommandons fortement de faire appel à votre expert-comptable afin de sécuriser votre organisation comptable et fiscale.