La TVA sur les frais refacturés aux clients
Dans le cadre des services ou des ventes qu’elle réalise, une entreprise peut avancer des frais pour le compte de ses clients ou pour celui de tiers. Vous pouvez alors demander à ce que le client vous les rembourse en émettant une facture.
La question est : est-ce que ces refacturations de frais doivent être soumis à la TVA ?
Le principe est que l’émission d’une nouvelle facture constitue un produit imposable soumis à la TVA. Vous devrez donc collecter la TVA sur les frais issus de la refacturation adressée à votre client. Le taux de TVA applicable devra être le même taux que celui de la prestation initiale en respectant les conditions suivantes :
- Une prestation à titre onéreux : il doit y avoir un lien entre les frais engagés et la prestation fournie.
- La somme facturée doit constituer la contrepartie du service : la refacturation ne peut pas maximiser ou minimiser les frais dus par le client.
- La refacturation doit être une réalité : elle ne doit pas constituer un acte dénué de réalité quant à son existence et quant au bénéficiaire
- Le bénéficiaire des frais engagés : les frais doivent être engagés par l’entreprise pour le compte de ses clients. Il doit s’agir de frais accessoires à la prestation initiale. Également, l’entreprise peut également avancer des dépenses pour le compte de tiers autres que le client. L’entreprise pourra alors refacturer ces frais liés à sa prestation.
- Le taux: il doit y avoir une corrélation entre le taux applicable à la prestation initiale et celle appliquer à la nouvelle facture.
Le cas des débours
Les débours sont des frais engagés par l’entreprise titulaire d’un contrat de mandat pour le compte de son client. Ce mandat constitue la différence entre la refacturation des frais et les débours. Dans le cas d’un débours, c’est le nom du client (mandant) qui figure sur les factures. C’est donc à votre client de déduire ces frais dans sa comptabilité et d’en déduire la TVA sur ces factures. De votre côté vous n’aurez pas de TVA à collecter sur la refacturation de ces frais.
Les conditions à respecter pour en bénéficier sont :
- L’existence d’un contrat de mandat en bonne et due forme : les parties doivent respecter les conditions personnelles quant au consentement et à la capacité. Ce mandat doit être préalable à la prestation initiale et doit être non équivoque.
- Remboursement des frais issu du mandat : il ne doit s’agir que des sommes engagées par l’entreprise facturé au client final.
- La somme de la refacturation : on considère que le client doit rembourser la somme exacte, à l’euro près. Pour ce faire, il est nécessaire que l’entreprise fournisse le compte rendu exact des frais avancés pour le compte du client.
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Article rédigé par Eloïse