Refacturation de frais à un client : quand appliquer la TVA

Publié le par DA EXPERTISE

Une refacturation de frais à un client constitue en principe un produit soumis à la TVA, à l’exception lorsqu’ils sont engagés pour le compte et au nom du client (un débours).

Pour rappel, la TVA sur la plupart des frais de déplacement engagés (billets de train, d’avion, frais d’hôtel ou de location d’un véhicule de tourisme) n’est pas récupérable.

 

1) La TVA est applicable lorsque les frais sont refacturés aux clients

Tous les frais facturés à un de vos clients, en plus de votre prestation normale (services ou produits), doivent être inclus dans la base de calcul de votre TVA collectée.

Exemple : vous êtes consultant et vous refacturez souvent des frais de déplacement à vos clients. Au cours d’une mission, vous avez dépensé :

  • 400 € d’hôtel
  • 500 € de train

La règle fiscale est que vous ne pouvez pas déduire la TVA sur ces frais de déplacements et d’hébergements. Vous pouvez refacturez 900 € de frais HT à votre client. Cette refacturation est bien assujettie à la TVA, au taux habituel de votre prestation principale. Si vous êtes assujetti à la TVA à un taux de 20 %, vous devez ajouter 180 € de TVA collectée sur votre facture.

Pour votre client cela génère 180 € de TVA déductible.

 

2) La TVA n’est pas applicable lorsque les frais sont comptabilisés en débours

Contrairement aux frais, les débours ne font pas l’objet d’une comptabilisation de TVA par celui qui les facture.

Par définition, les débours sont des frais avancés au nom et pour le compte de vos clients et font l’objet d’une reddition de compte exacte. Ils sont donc remboursés au centime près par vos clients.

Exemple : une télésecrétaire indépendante avance des impressions de documents pour un client, elle fait faire une facture établie au nom de son client.

Par ailleurs, elle facture aussi des frais de déplacement sur un salon où elle a assuré une permanence pour ce même client. Mais elle a réglé son billet de train et ses frais de restauration en son propre nom.

  • L’avance des impressions peut être considérée comme un débours. La TVA n’est pas collectée par la télésecrétaire mais par son client final. La télésecrétaire refacture distinctement les frais engagés en TTC.
  • Les frais de déplacements et de restauration sur place sont indiqués séparément de la prestation sur la facture finale émise par la télésecrétaire. Mais la TVA payée sur ces frais est comptabilisé par la télésecrétaire. Elle devra donc refacturer ces frais en HT, soumis à la TVA.

 

3) Gestion et refacturation de frais, les bonnes pratiques

L’exemple précédent montre que la refacturation de frais peut être un processus fastidieux. Lorsque c’est possible, vous pouvez également négocier avec votre client pour qu’il prenne directement en charge vos frais.

Par exemple, pour un déplacement en avion ou en train, c’est lui qui achète vos billets. Vous n’avez alors pas à avancer les frais et vous n’avez pas de TVA à collecter.

 

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