Dans quels cas le gérant peut déduire ses frais de repas

Les frais de repas du gérant d’une société est souvent un poste de dépense important au cours de l’année. Surtout si vous n’avez pas la possibilité de manger chez vous le midi. Cet article résume les cas et dans quelles limites vous pouvez déduire ces frais de votre résultat comptable.

Dans de nombreux cas vous pourrez déduire vos frais de repas du résultat comptable de votre société. La première condition indispensable condition est que ces frais soient effectués dans l’intérêt de la société.

L’administration fiscale distingue deux types de déjeuner : le déjeuner d’affaires où vous invitez un prospect, un client ou un partenaire commercial et les repas personnels du gérant.

Les conditions pour comptabiliser les frais de repas en charge afin de réduire votre résultat vont dépendre du type de déjeuner pris.

Les déjeuners d’affaires sont par nature systématiquement déductibles

Dès qu’un déjeuner d’affaire est valablement justifié, les frais de repas engagés par le gérant pour avoir invité un client ou un prospect au restaurant peuvent être déduis.

Afin de ne pas remettre en cause la déduction, vous devrez indiquer sur chaque note de restaurant :

• Le nom et prénom de vos invités ;
• La société qu’ils représentent.

Les frais de repas si vous déjeunez seul sont déductibles sous certaines conditions

Dans ce deuxième cas, la déduction des frais de repas du gérant est encadrée.

Le gérant d’une EURL / SARL ou un entrepreneur individuel peuvent déduire du résultat les frais de repas personnel pris sur leur lieu de travail. Les conditions à respecter sont :

• Les frais de repas doivent être dûment justifiés par une note ou une facture ;
• Les conditions d’exercice en fonction des horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise ainsi que la distance du domicile au travail ne permettent pas au gérant de rentrer déjeuner chez lui.

Cette distance ne doit pas être considérée comme anormalement élevée ou si c’est le cas elle ne doit pas être le fruit d’un choix délibéré du gérant. En cas de contrôle, chaque situation sera évaluée au cas par cas par l’administration fiscale.

Les limites de déductibilité des frais de repas personnels

Les frais de repas personnels sont déductibles du résultat dans les limites suivantes :

• Ils n’est pas possible de déduire plus de 20 € par repas (selon le plafond de 2022) ;
• La part représentant le coût d’un repas pris à son domicile ne peut pas être déduite. Son montant est évalué tous les ans et il correspond en 2017 à 5 €.

Par conséquent, la part fiscalement déductible du résultat pour chaque repas pris est maximum de 20€ – 5€ soit 15 €.

Dans la pratique, même si la déduction des frais de repas du gérant est autorisée, on s’aperçoit que le processus est plus fastidieux. Rares sont les entrepreneurs qui recalculent ces plafonds de déductibilité. L’Urssaf l’a bien compris car les redressements sur la base de ces calculs sont tout aussi rares.

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