Quelles sont les démarches pour une première embauche d’un salarié ?
Pour assurer son fonctionnement ou accroître son activité, toute entreprise peut être amené à embaucher un premier salarié. Quels que soient le type et la durée du contrat conclu, l’employeur doit suivre une procédure administrative afin déterminer le contrat adapté à l’emploi et procéder aux formalités d’embauche.
Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La déclaration préalable à l’embauche doit être effectué auprès de l’Urssaf au moins 8 jours avant le début du contrat. Une copie de cette déclaration doit également être fournie au salarié. Cette déclaration peut se faire en ligne sur le site net-entreprises.fr.
Rédaction d’un contrat de travail
Le contrat de travail écrit stipule la forme que pourra prendre le contrat (CDI, CDD) selon les besoins de l’entreprise. Il est important que celui-ci respecte les règles du Code du travail en matière de rédaction du contrat.
Registre du personnel
Toutes les informations liées à l’emploi d’un salarié doivent être consignées dans un registre unique du personnel. La tenue de ce registre est obligatoire dès le première salarié embauché (ou dès l’arrivée d’un stagiaire).
Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire
L’employeur a l’obligation d’affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’AGIRC (pour les cadres) et l’ARRCO (pour les non-cadres)
La visite d’information et de prévention (VIP)
La visite d’information et de prévention (anciennement visite médicale d’embauche) doit être réalisée dans les trois mois d’embauche du nouveau salarié en CDI/CDD. Elle peut être dispensé par le médecin du travail ou un professionnel de santé et doit être renouvelée dans un délai maximal de cinq ans.
La DPAE engendre automatiquement la demande de VIP par l’employeur, même si celui-ci doit en vérifier son exécution.
L’établissement de la fiche de paie
L’emploi d’un salarié nécessite l’établissement d’une fiche de paie respectant les règles en vigueur, notamment en matière de salaire minimum légal et des cotisations sociales.
La règlementation pouvant évoluer, il peut être fortement recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable afin de s’assurer du respect de toutes les obligations légales.