Première embauche d’un salarié : toutes les démarches obligatoires 2026

Étape 1 : La DPAE — démarche incontournable avant toute embauche

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) doit être transmise à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour même du début du contrat. Elle s’effectue en ligne sur net-entreprises.fr. Cette déclaration vaut à la fois : affiliation du salarié au régime général de la Sécurité sociale, immatriculation de l’employeur (si première embauche), inscription au registre du personnel, et demande de visite médicale d’embauche. En l’absence de DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions pour travail dissimulé.

Étape 2 : Le contrat de travail

Un contrat de travail écrit est obligatoire pour tout contrat autre que le CDI à temps plein (qui peut théoriquement rester verbal, mais un écrit est toujours vivement recommandé). Les CDD, contrats à temps partiel et contrats spéciaux nécessitent impérativement un contrat écrit signé avant la prise de poste, sous peine de requalification en CDI. Le contrat doit mentionner : l’identité des parties, le poste, la rémunération, la durée du travail, la convention collective applicable (déterminée par le code APE/NAF), la période d’essai et le lieu de travail.

Étape 3 : Les affiliations aux organismes obligatoires

Lors de la première embauche, plusieurs affiliations sont nécessaires. La retraite complémentaire AGIRC-ARRCO est obligatoire pour tous les salariés du secteur privé (cotisations Tranche A et B). Il faut également souscrire une mutuelle collective obligatoire : depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise doit proposer une complémentaire santé à ses salariés, avec une prise en charge patronale d’au moins 50 % de la cotisation. Une prévoyance (incapacité, invalidité, décès) peut être obligatoire selon la convention collective.

Étape 4 : Les bulletins de salaire et la DSN mensuelle

Dès le premier mois, l’employeur doit établir un bulletin de salaire mentionnant l’ensemble des cotisations patronales et salariales. La Déclaration Sociale Nominative (DSN) doit être transmise chaque mois, regroupant toutes les déclarations sociales obligatoires (URSSAF, caisses de retraite, mutuelle, prévoyance). Un registre unique du personnel doit être ouvert et tenu à jour.

Étape 5 : Visite médicale et affichages obligatoires

Tout nouvel embauché doit bénéficier d’une visite d’information et de prévention (VIP) auprès du service de santé au travail (SST) dans les 3 mois suivant la prise de poste (avant la prise de poste pour les postes à risque). L’employeur doit adhérer à un SST lors de la première embauche. Les affichages obligatoires dans les locaux comprennent : coordonnées de l’inspection du travail, horaires de travail, convention collective applicable, règles relatives au harcèlement moral et sexuel, consignes de sécurité. Votre cabinet expert-comptable à Paris peut prendre en charge l’intégralité de ces formalités.