Factures, bilans ou encore livre journal sont des documents comptables que le chef d’entreprise est tenu de conserver durant une certaine période. Mais alors pourquoi et comment les conserver ? Voici les réponses à toutes vos questions.

 

  • Quels documents conserver et pendant combien de temps ?

La durée de conservation va varier en fonction de la nature de vos documents (document civil, fiscal, comptable, …)

En l’occurrence, les documents de nature comptables doivent obligatoirement être conservés pour une période minimale de 10 ans à partir de la date de clôture de votre exercice.

Les documents comptables concernés sont vos comptes annuels, c’est-à-dire votre bilan, compte de résultat et annexe. Cela concerne également tous les livres et journaux transmis par votre expert-comptable ainsi que l’ensemble de vos factures, bon de commande et autres documents qui permettent de justifier votre activité.

 

  • Comment conserver ces documents ?

Vous pouvez conserver vos pièces comptables sous le format papier ou bien sous le format numérique. La version numérique permet un accès simple et rapide aux documents mais aussi d’éviter la perte de document au cours du temps. Vous pouvez alors opter pour des modes de stockage en ligne via un cloud ou sur disques durs.

Pour ce qui est des documents au format papier il n’y a pas de règles concernant la manière de les archiver. Veillez à rester organiser et à les classer dans l’ordre chronologique. Une bonne organisation permettant de vous y retrouver plus facilement en cas de contrôle fiscal ou social.

 

  • Contrôles et pénalités

La conservation de ces pièces comptables est importante. En cas de contrôle apostériori par l’administration fiscale ces documents font office de preuves / justificatifs. En cas de non-respect du délai de 10 ans de conservation vous vous exposez à une amende de 1 500€.

De plus, ces documents vous serviront de preuve en cas de litiges avec un client ou un fournisseur. En l’absence de preuve ou pour usage de faux vous risquez :

  • en tant qu’entrepreneur individuel, jusqu’à 3 ans de prison et 45 000€ d’amende
  • en tant que société vous risquez 225 000€ d’amende, ou des sanctions pouvant entrainer la dissolution de la société.
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